Mejora del subproceso “obtención del paz y salvo” para grado en la universidad cooperativa de Colombia

Resumen

En esta comunicación se analiza un subproceso general en la Universidad Cooperativa de Colombia, donde predomina una estructura organizacional tradicional, vertical, por funciones, por tarea aunque constan las iniciativas para orientarse a la gestión por procesos con estructura horizontal. Esto trae como consecuencia que cada unidad funcional se centre en realizar, lo mejor posible, las actividades que le competen pero actuando en forma separada. Nadie supervisa los procesos completos y sus resultados y por lo tanto, nadie es responsable de ellos. Fruto de ello se presentan altas ineficiencias y escasa eficacia. Esto es lo que sucede con el subproceso “Obtención del paz y salvo para grado” en el que para obtenerlo un estudiante tiene que hacer un recorrido físico extenso y que luego de dirigirse a seis oficinas debe esperar más de tres días para conseguir el paz y salvo que le permitirá cubrir el requisito para poder graduarse. A luz de los avances actuales en teorías, conceptos, metodologías y uso de las tecnologías de la información (TI) se pueden enfrentar exitosamente los problemas derivados de procesos disfuncionales. Este trabajo describe cómo se utilizó una de las más modernas metodologías, el Ciclo de Mejora de los Procesos, CMP, para elevar el desempeño y el resultado del subproceso “Obtención del paz y salvo para grado”.