Tratamiento de la documentación en el departamento administrativo y financiero de las empresas en portugaluna forma de buscar la calidad

Abstract

La gestión de información en la empresa se ha convertido en una necesidad ineludible para el correcto funcionamiento de la organización. Las compañías se ven sometidas, así, a múltiples flujos de informativo-documentales que proceden del entorno externo, y a flujos informativo-documentales que se generan también dentro de la empresa. Una correcta gestión de la documentación permite evitar múltiples conflictos internos y una mejor toma de decisiones. En el ámbito teórico-conceptual varios de los capítulos de esta tesis describen los conceptos más importantes. Así el capítulo dos se centra en la disciplina de la Gestión referida a las teorías de la planificación, la organización, la dirección y el control. Se trata la gestión de la calidad, los ámbitos a los que se aplica la gestión en función de los objetivos de esta investigación (recursos humanos, gestión financiera y gestión de documentos), y se describen los sistemas de gestión más importantes. El capítulo tres desarrolla el marco de la gestión de documentos en las organizaciones exponiendo la teoría de las tres edades, la teoría del “records continuum”, y diversas normas ISO relativas a la gestión documental. En este último aspecto se explican las fases del proceso de gestión documental: incorporación, registro, clasificación e indexación, control de acceso y seguridad, disposición y almacenamiento. El capitulo cuatro contextualiza a la empresa portuguesa, y se realiza un estudio sobre la historia de los archivos de empresa en el país. El proyecto de tesis doctoral ha tenido como objetivo conocer las prácticas de gestión documental del departamento administrativo y financiero de una muestra de 165 empresas radicadas en el Portugal continental. De ese conjunto de compañías 134 (81,2%) son empresas que no están certificadas, y 31 (18,8%) lo están o se encuentran en vías de certificación en el momento del estudio (ISO 9001 e ISO 9002). Para el conocimiento de objetivo señalado se ha confeccionado un cuestionario se ha dividido en dos partes principales: a) Datos generales de la empresa (identificación, tipología, personal y volumen de facturación); y b) Información en relación al departamento administrativo, donde se ha estructurado un conjunto de preguntas relativas a la caracterización del departamento administrativo, la incorporación de documentos a la empresa, el registro de documentos, la presentación de los documentos, su sistema de clasificación, la forma de indexación, y el almacenamiento o archivo. Los datos obtenidos han sido tratados con el software Excel y los resultados se presentan tanto en valores absolutos como relativos. El trabajo observa la escasa conciencia del empresariado portugués por la gestión de la documentación, ve al archivo como un servicio no productivo y en cualquier caso como “un mal necesario” en la organización, pero también observa un cambio de mentalidad respecto al tratamiento de la documentación. La tesis concluye con una propuesta de solución sobre la gestión documental en el departamento administrativo de las empresas, sobre el centro de documentación y sobre el archivo de empresa.